Planilha de controle de prazos: colunas, limites e quando migrar

As colunas mínimas

Uma planilha útil registra, no mínimo:

• Número do processo, tribunal e cliente.
• Tipo do ato e data de disponibilização.
• Data da publicação e termo inicial.
• Prazo em dias, tipo de contagem (úteis ou corridos) e data final.
• Base legal ou regra aplicada.
• Responsável, situação e data de conclusão.

Regras para não perder o controle

Use uma única versão compartilhada e bloqueie a edição das colunas de data calculada. Defina quem preenche e quem confere. Revise a planilha todo dia, ordenando por data final.

Onde ela falha

Os riscos aparecem quando o escritório cresce:

• As publicações são lidas em portais e digitadas à mão, com erro e atraso.
• A contagem depende da pessoa que fez a conta, sem memória de cálculo.
• Não há alerta: o prazo só é visto se alguém abrir o arquivo.
• Não existe trilha de quem alterou o quê.
• O financeiro fica em outro arquivo, sem ligação com o processo.

Quando migrar

Costuma valer a migração quando há mais de uma OAB, mais de uma pessoa operando, volume diário de publicações ou necessidade de auditoria. A migração pode ser gradual, rodando os dois por algumas semanas e conferindo os resultados.

O que mudar sem abandonar a planilha

Mesmo antes de migrar, vale adotar a dupla conferência nos prazos críticos e registrar a origem de cada comunicação. São hábitos que continuam úteis em qualquer sistema.