Software jurídico ou planilha: quando migrar

O que a planilha faz bem

Para começar, a planilha é flexível, barata e conhecida. Um advogado com poucos processos consegue controlar prazos nela sem grande esforço, e isso é razoável.

Sinais de que o limite chegou

Os sinais costumam aparecer juntos:

• Mais de uma pessoa edita a mesma planilha e surgem versões diferentes.
• As publicações são lidas em portais e digitadas à mão.
• Ninguém sabe dizer, de imediato, quem é o responsável por um prazo.
• O financeiro vive em outro arquivo, sem ligação com o processo.
• A conferência depende da memória de uma única pessoa.

O que um software acrescenta

A diferença não está em guardar datas, e sim em acompanhar o caminho: captura automática das publicações, classificação, sugestão de prazo com base visível, delegação, alerta, auditoria e ligação com clientes e financeiro.

O que avaliar antes de migrar

Antes de contratar, vale responder:

• Quais dados precisam ser importados e em que formato eles estão?
• Quem confere os prazos e quem os executa?
• Quais fontes o software cobre e quais limites declara?
• Como é o suporte na implantação?

Migração gradual

Não é preciso desligar a planilha no primeiro dia. Muitos escritórios rodam os dois por algumas semanas, conferindo os resultados antes de abandonar a planilha. O importante é definir uma data de corte e um critério de aceite.